【メーカー目線】リフォームの連絡はメールだけで済む？伝え方と注意点

リフォームを考えはじめて、問い合わせのボタンの前で手が止まる。理由が金額ではなく、そのあと鳴る電話だという方は少なくありません。日中は仕事をしていて出られない、知らない番号が並ぶのを見るだけで気が重くなる、話しながらだと断れない。そんな心配から、一歩目をあと回しにしてしまうのではないでしょうか。

先に結論をお伝えします。ちゃんとお伝えいただければ、連絡はメールだけで進められます。問い合わせのときに一行書き添えるだけで足ります。やりとりの途中でお電話が入りやすい場面もありますが、そこもメールでお願いできます。

この記事は、住宅設備建材メーカーでハウスメーカーやリフォーム会社への商品提案と提案書づくりを担当している立場から書いています。どう伝えれば届くのか、電話が入りやすいのはどこか、そして文字だけのやりとりで気をつけたい一つのことまで、順にお伝えします。

連絡はメールだけで済む

電話をもらわずにリフォームの話を進めることはできるのか。結論から言えばできます。しかも特別なお願いではなく、ふだんから受けている頼まれごとの一つです。ただし黙っていると、いちばん早い手段で連絡が入ります。何をどう伝えれば届くのか、そして電話番号そのものはどう扱えばよいのか。この三つからお伝えします。

伝えればメールだけで届く

メールだけでお願いしたい。そうお伝えいただければ、そのとおりに連絡が届きます。ご提案の内容やお見積書の中身も、これまでどおりです。

リフォーム会社の側からすると、連絡の手段はお客様の都合に合わせるものです。日中は電話に出られない方、お子さんが小さくて落ち着いて話せない方もいらっしゃいます。ですからメールでお願いしますという一言は、断られる種類の頼みではありません。

伝えずにいると、どうなるでしょうか。会社は確実に届く手段を選ぶので、電話が最初に鳴ります。嫌がらせではなく、それがいちばん早いからです。黙っていることが電話を呼んでいる、と考えていただくと分かりやすいかもしれません。

伝えるのは問い合わせのときの一行

いつ伝えるかというと、いちばんよいのは問い合わせのときです。最初の一通に書いてあれば、担当者はそれを見てから折り返します。あとから言うより行き違いが起きにくくなります。

文面は長く書く必要がありません。連絡はメールでお願いします、と一行あれば伝わります。理由を添えたいときは、日中は電話に出られないためと書けば十分です。断る文ではないので、申し訳なさを並べなくても大丈夫です。

あわせて希望の工事と、いまお困りのところも書いておくと話が早く進みます。何を渡すと提案がかみ合うのかはリフォーム要望の伝え方にまとめました。

長い文章は要りません。この一行が入っているかどうかだけです

電話番号の入力は必要になる

一括見積もりのサイトから申し込むときは、電話番号の入力そのものは必要です。欄を空けたままでは先に進めない作りになっています。

ではどうするか。入力欄のあとに、ご要望やご質問を書くコメント欄があります。そこに、メールでの連絡をお願いしますと書き添えてください。番号は渡しますが、使わずにメールでお願いしますという意味になります。

番号を書くのが不安に感じられるかもしれません。ただ、下見の日程がどうしても合わないときなど、連絡が取れないと話が止まってしまう場面もあります。渡し先を絞ることと、渡さないことは別のお話です。見積もりそのものの費用はリフォームの見積もりは無料？をご覧ください。

電話が来やすい場面と頼み方

メールでお願いしますと伝えても、話が進むにつれて電話が入りやすくなる場面があります。なぜそこで鳴るのかが分かっていれば、先回りしてお願いできます。入りやすいのは下見の日程と、契約の前後です。どちらもその場で決めたいことが重なるところです。順に見ていきます。

下見の日程と契約の前後

最初に電話が入りやすいのは、現地調査の日程を決めるところです。候補日を出して、そちらの都合と合わせて、来る人数と時間を決める。往復の回数が多いやりとりなので、話したほうが早いと判断されやすい場面です。

次が契約の前後です。仕様の最終確認や書類の受け渡しが重なり、こちらも確かめたいことが一度に増えます。当日に何をどこまで見るのかはリフォームの現地調査は何を見る？にまとめました。

つまり電話が鳴るのは、決めることが多い節目です。会社の姿勢ではなく、話の中身がそうさせています。打ち合わせがどこで何回あるのかはリフォームの打ち合わせは何回？が参考になります。

鳴りやすいのは二か所だけ。ここもメールでお願いできます

その連絡もメールで済ませられる

節目のやりとりも、メールのままで進められます。その場合もメールでお願いしますと伝えておけば、日程も書類のご案内も文面で届きます。

やりとりの回数を減らす書き方もあります。日程なら、ご都合のよい日を一つ聞かれる前に、こちらから候補を三つ書いて送ってしまう。すると一往復で決まります。文字のやりとりは一回ごとに時間が空くので、選べる形にして渡すのが早道です。

急ぎの確認が入ることもあります。そのときは留守番電話かメールで用件を残してもらうようお願いしておくと、折り返す手間だけで済みます。担当の方との相性が気になるときはリフォームの担当者は変えてもらえる？もご覧ください。

連絡の手段は会社によって違う

どんな手段で連絡が来るかは会社ごとに違います。一般的なのはメールと電話ですが、ほかの連絡の仕組みを使っているところもあります。

ですから、使ってほしい手段と使わないでほしい手段の両方を伝えておくと行き違いが減ります。メールでお願いします、とだけ書くより、メールにいただけると助かります、と添えるほうが伝わりやすいこともあります。

相見積もりのときは、同じお願いを各社に同じ文面でしてください。会社ごとに連絡の形が変わると、並べて見比べにくくなります。先に伝えて嫌がられないかは相見積もりと伝えると嫌がられる？にまとめました。

文字だけのやりとりで気をつけること

ここまでお読みいただいて、メールだけで何も困らないと思われたかもしれません。一つだけお伝えしておきたいことがあります。文面だけだと、受け取り方のずれが起きやすいのです。欠点というより、文字という手段の性質です。知っておけば防げますので、どこでずれるのかをお伝えします。

ニュアンスが伝わりにくい

同じ文でも、読む人によって受け取り方が変わります。少し気になります、と書いたつもりが、やめたいと読まれる。考えてみます、が前向きに見える。文字には声の調子が乗りません。

ずれたまま進むと、提案の中身が希望から離れていきます。そのときに困るのは会社ではなく、できあがった部屋で暮らすご家族のほうです。だからこそ、文面のやりとりでは念押しをためらわないほうがよいのです。

防ぎ方は難しくありません。大事なところは、こちらの受け取り方を書いて返すこと。この壁は残すという理解でよいでしょうか、と一行確かめる。手間のようでいて、あとの作り直しよりずっと軽く済みます。

伝わりにくいのは仕上がりのイメージ

ずれがいちばん出やすいのは、色や質感といった仕上がりのイメージです。明るい木の色、落ち着いた白。言葉にすると同じでも、頭に浮かぶものは人それぞれです。

日程や金額のような数字は文字で正しく伝わります。間口の寸法も、支払いの時期もそうです。ずれるのは数えられないものだ、と分けて考えると見当がつきやすくなります。

ですから色や柄を決める場面だけは、文字に頼りきらないほうが安全です。届いた提案の見るところはリフォームの提案書はどこを見る？にまとめました。

大事な場面だけ顔を合わせる

文字で足りないところは、電話に戻らなくても補えます。ショールームで実物を見るのがいちばん早い方法です。メールのやりとりは続けたまま、見るところだけ行く形にできます。

ショールームは商品を見る場所で、その場で契約をする場所ではありません。予約なしでも入れますし、声をかけられても断ってかまいません。くわしくはショールームは営業される？と予約なしでも大丈夫？をご覧ください。

受付で渡される紙も、書かずに見学だけできます。アンケートは書かないとだめ？に書いたとおりです。つまり、顔を合わせる場面を増やしても、電話が増えるわけではありません。

リフォームの連絡によくある質問

ここまでお伝えできなかった細かいところを、よくいただくご質問の形でまとめました。気になる項目だけ読んでいただいてかまいません。

電話番号を書かずに申し込めるか

一括見積もりのサイトでは、電話番号の入力そのものが必要です。空欄のままでは申し込みが完了しない作りになっています。

そのうえで、コメントの欄に、メールでの連絡をお願いしますと書き添えてください。番号は登録されますが、連絡はメールで届きます。

伝えたのに電話が来たときは

担当者に届いていなかったか、急ぎの確認が重なったか。どちらかのことが多いようです。出られなければ、折り返さずにメールで用件をお聞きになってかまいません。

そのときに、もう一度メールでお願いしますと添えてください。一度の行き違いで会社の姿勢を決めつけなくてよいと思います。

断るときもメールでよいか

メールで大丈夫です。むしろ文面のほうが、言いよどまずに結論まで書けます。ほかの会社に決めました、今回は見送ります、と言い切る一行があれば足ります。

断ったあとに連絡が続く理由は断ったのに連絡が来る理由と止め方、言い方そのものはしつこい営業を断る言い方7選にまとめました。

現地調査の日程もメールで決められるか

決められます。ご都合のよい日をいくつか書いて送ると、一往復で決まります。当日の所要や来る人数も、あわせて文面で聞いておけます。

当日に片づけをしておく必要はありません。頼まれるのは物の移動くらいです。リフォームの現地調査は何を見る？をご覧ください。

ほかの手段で連絡が来ることはあるか

会社によって使っている仕組みが違うので、ほかの手段のこともあります。一般的なのはメールと電話です。

気になるときは、問い合わせのときに、連絡はメールでお願いしますと書いておけば足ります。頼み先ごとの違いはリフォームはどこに頼む？が参考になります。

伝えればメールだけで進められる

リフォームの連絡は、お伝えいただければメールだけで進められます。必要なのは問い合わせのときの一行です。電話番号の入力は必要になりますが、コメントの欄に一言添えれば、連絡はメールで届きます。

電話が入りやすいのは下見の日程と契約の前後。そこもメールでお願いできます。気をつけたいのは、文面だと受け取り方がずれやすいこと。色や質感を決める場面だけショールームで実物を見れば、それも補えます。

電話が怖いという理由で一歩目を止めなくて大丈夫です。手段を選ぶのはお客様の側です。会社の見分け方はリフォーム会社の選び方、ご近所へのあいさつを誰が回るのかは近所へのあいさつは誰が回る？にまとめました。

そろそろ具体的に、と思い始めた方は、メールでお願いしますと添えたうえで複数の会社の提案を並べてみてください。相見積もりの取り方もあわせてご覧ください。

来てもらう前に金額の見当をつけたいときはリフォームの概算見積もりは出せる？、工事中に鍵をどうするのかは工事中の鍵はどうする？が参考になります。